Как человеческий фактор влияет на процесс внедрения электронного документооборота?
В эпоху стремительного развития компьютерной индустрии многие компании занимаются внедрением IT- технологий, что неудивительно – ведь это позволяет существенно повысить эффективность работы предприятия.
Ярким примером инновационных IT- технологий является (СЭД). Она предоставляет возможность решить весь комплекс задачи по автоматизации делопроизводства, маршрутизации документов, их централизованному хранению, архивной обработке и обеспечению безопасности информации. Основными достоинствами системы являются:
- Оперативная и безопасная передача информации между сотрудниками предприятия
- Возможность вести четкую регламентацию действий при работе с документацией
- Рост специализации сотрудников и уменьшение количества ошибок
Как правило, после внедрения любой системы автоматизации бизнес – процессов, какой является и СЭД, на предприятии объем работы у сотрудников значительно возрастает и не снижается в течение долгого периода времени. Вместе с этим, обычно не наблюдается резкого роста производительности труда. Любая новая система воспринимается сотрудниками как «инородная», поэтому внедрение является сложной и ответственной задачей.
Сложность заключается в том, что встречает сопротивление со стороны сотрудников секретариата и отдела документооборота предприятия, что может осложнить работу консультантов и привести к увеличение сроков, необходимых для внедрения системы.
В таких случаях руководителю предприятия рекомендуется:
- Сообщить сотрудникам о неизбежности внедрения системы на предприятии
- Всегда использовать приказы и письменные распоряжения для принятия организационных вопросов по внедрению
- Мотивировать сотрудников
В проектах по внедрению систем автоматизации применима материальная и нематериальная мотивация. В зависимости от категории сотрудника мотивация может быть следующей:
- Руководитель проекта
- Команда проекта по внедрению
- Конечный пользователь Важно объяснить персоналу, что сотрудник, который имеет опыт работы в компании, использующей передовые технологии, высоко ценится на рынке труда. Поэтому каждый сотрудник должен быть заинтересован во внедрении IT- технологий и получении нового профессионального опыта.
На основании опыта установлено, что наиболее эффективной для руководителей является материальная мотивация. Доход руководителя проекта полностью зависит от результатов внедрения системы.
Наиболее разумной является мотивация, направленная на повышение собственной капитализации сотрудника. Ценность сотрудника как профильного специалиста растет в зависимости от приобретенного им опыта.
Проверено, что внедрение систем по автоматизации бизнес- процессов на предприятии может значительно повысить эффективность бизнеса, но наилучшие результаты можно ожидать только в случае грамотного подхода к мотивации сотрудников и предварительной подготовки сотрудников к новым функциональным возможностям системы.
Свежие комментарии